دانلود کامل ترین جزوه برنامه ریزی و کنترل پروژه

جزوه رنگی و تایپ شده برنامه ریزی و کنترل پروژه

دانلود فایل

 

 

 

مجتبی گلشنی دانشگاه پیام نور دکتر قدوسی علمی کاربردی سبزه پرور دانشگاه آزاد محمود نا خلاصه ی پور

 

 

 

 

 

 

 

‌‌‌‌‌‌- ‌:

: : () : : :

پروژه شما برای موفقیت هر پروژه ضروری است. بدون آن، پروژه شما ممکن است در معرض مسائل رایج مدیریت پروژه مانند مهلت های از دست رفته، خزش دامنه و بیش از حد هزینه باشد. در حالی که نوشتن یک طرح پروژه از قبل تا حدودی کار فشرده است، تلاش در طول چرخه عمر پروژه سودمند خواهد بود.

طرح کلی هر طرح پروژه را می توان در این پنج مرحله خلاصه کرد:

ذینفعان پروژه خود، محدوده، کیفیت پایه، محصولات قابل تحویل، نقاط عطف، معیارهای موفقیت و الزامات را تعریف کنید. ایجاد منشور پروژه، ساختار تجزیه کار (WBS) و بیانیه کار (SOW) ایجاد کنید.
خطرات را شناسایی کنید و محصولات قابل تحویل را به اعضای تیم خود اختصاص دهید، که وظایف مورد نیاز را انجام می دهند و ریسک های مرتبط با آنها را نظارت می کنند.
تیم پروژه خود را سازماندهی کنید (مشتریان، ذینفعان، تیم ها، اعضای موقت و غیره)
منابع لازم پروژه را فهرست کنید مانند پرسنل، تجهیزات، حقوق و مواد را فهرست کنید، سپس هزینه آنها را تخمین بزنید.
روش ها و فرم های مدیریت تغییر را توسعه دهید.
یک برنامه ارتباطی ، برنامه زمانی، بودجه و سایر اسناد راهنما برای پروژه ایجاد کنید.
هر یک از مراحل نوشتن طرح پروژه که در بالا توضیح داده شد با 5 مرحله پروژه مطابقت دارد که در بخش بعدی به آنها اشاره خواهیم کرد.

5 مرحله چرخه عمر پروژه چیست؟
هر پروژه ، چه بزرگ و چه کوچک، پتانسیل بسیار پیچیده ای را دارد. با مشاهده پروژه خود بر حسب فاز، بسیار ساده تر است که همه موارد لازم برای طرح پروژه را تجزیه کنید. موسسه مدیریت پروژه ، در کتاب دانش مدیریت پروژه (PMBOK)، 5 مرحله زیر را از یک پروژه شناسایی کرده است:

شروع: شروع یک پروژه که در آن اهداف و مقاصد از طریق یک مورد تجاری تعریف می شود و عملی بودن پروژه توسط یک مطالعه امکان سنجی مشخص می شود.
برنامه ریزی: در مرحله برنامه ریزی پروژه، محدوده پروژه توسط ساختار شکست کار (WBS) تعریف می شود و روش پروژه برای مدیریت پروژه تصمیم گیری می شود. هزینه ها، کیفیت و منابع تخمین زده می شود و یک برنامه زمانبندی پروژه با نقاط عطف و وابستگی وظایف مشخص می شود. محصول اصلی این مرحله طرح پروژه شما است.
اجرا: تحویل پروژه ها در این مرحله تکمیل می شود. معمولاً این مرحله با یک جلسه آغازین شروع می شود و در حین کار روی پروژه با جلسات منظم تیم و گزارش وضعیت دنبال می شود.
مانیتورینگ و کنترل: این مرحله همزمان با مرحله اجرای پروژه انجام می شود. معیارهای پیشرفت و عملکرد برای حفظ پیشرفت پروژه با برنامه پروژه اندازه گیری می شوند.
بسته شدن: پروژه زمانی تکمیل می شود که ذینفع محصول نهایی را دریافت کند. منابع آزاد می شوند، قراردادها امضا می شوند و در حالت ایده آل، ارزیابی موفقیت ها و شکست ها انجام می شود.
مطالب مرتبط: 20 قالب اکسل مدیریت پروژه که باید داشته باشید

فاز برنامه ریزی پروژه
اکنون که نحوه ایجاد یک برنامه پروژه را یاد گرفتیم و مراحل جزوه برنامه ریزی و کنترل پروژه عمر مدیریت پروژه را شناسایی کردیم، باید بر اهمیت مرحله برنامه ریزی پروژه تأکید کنیم.

 

دانلود رایگان خلاصه جزوه برنامه ریزی و کنترل پروژه کتاب pdf

 

فرآیند برنامه ریزی پروژه برای هر نوع پروژه ای حیاتی است زیرا اینجاست که تمام اسنادی را ایجاد می کنید که نحوه اجرای طرح پروژه خود را راهنمایی می کند. راهنمایی می کند و خطرات و مسائلی که ممکن است رخ دهد را کنترل کنید. این اسناد که بخشی از برنامه مدیریت پروژه می باشد، بدون استثنا تمامی جزئیات پروژه شما را پوشش می دهد.

الگوهای طرح پروژه وجود دارد که می تواند به شما در سازماندهی وظایف و شروع فرآیند برنامه ریزی پروژه کمک کند – اما ما اینجا در ProjectManager استفاده از نرم افزار برنامه ریزی پروژه را توصیه می کنیم.مجموعه ویژگی‌ها در مقایسه با الگوی طرح پروژه اکسل بسیار قوی‌تر و یکپارچه‌تر با هر مرحله پروژه است و راهی عالی برای اطمینان از همسویی پیشرفت واقعی شما با پیشرفت برنامه‌ریزی‌شده شما است.

نرم افزار برنامه ریزی پروژه چیست؟
هنگامی که یک طرح پروژه را نوشتید، نوبت به اجرا می رسد . ویدئوی زیر را تماشا کنید تا ببینید چگونه نرم افزار برنامه ریزی پروژه به سازماندهی وظایف، منابع و هزینه های پروژه کمک می کند.

فیلم آموزشی مدیریت پروژه (kkuo0lgcxf)
ابزارهای برنامه ریزی پروژه پروژه در سال‌های اخیر به ابزاری ارزشمند برای مدیران پروژه تبدیل شده‌اند، زیرا توانایی نگهداری و خودکارسازی اجزایی را که در بالا توضیح دادیم را برای آنها فراهم می‌کند. نرم افزار برنامه ریزی پروژه یک ابزار عالی برای تسهیل فرآیندهای مدیریت پروژه مانند توسعه برنامه، مدیریت تیم، برآورد هزینه، تخصیص منابع و نظارت بر ریسک است.

فراتر از آن، نرم‌افزار برنامه‌ریزی همچنین به مدیران اجازه می‌دهد تا برنامه خود را در حین حرکت در مرحله اجرای پروژه، نظارت و پیگیری کنند. این ویژگی ها شامل داشبورد، برای مشاهده سطح بالایی از پیشرفت و عملکرد پروژه، و گزارش های عمیق است که می تواند برای ارتباط با ذینفعان استفاده شود.

نرم افزار برنامه ریزی پروژه در اندازه ها و اشکال مختلف موجود است. برخی هستند که بر یک جنبه متمرکز هستند و برخی دیگر مجموعه ای از ویژگی های برنامه ریزی را ارائه می دهند که می توانند در هر یک از مراحل برنامه ریزی پروژه استفاده شوند. اینکه چه چیزی برای پروژه شما مناسب است به نیازهای خاص شما بستگی دارد، اما به طور کلی، نرم افزار برنامه ریزی پروژه ابزاری بسیار قدرتمندتر از قالب های برنامه ریزی پروژه است.

مزایای نرم افزار برنامه ریزی پروژه آنلاین
نرم افزار آنلاین برنامه ریزی پروژه بسیار انعطاف پذیر است و با سبک کار تیم شما سازگار است. دارای ویژگی هایی است که برای کمک به شما در طول فرآیند برنامه ریزی پروژه طراحی شده اند.

قبل از ظهور نرم‌افزار برنامه‌ریزی، مدیران پروژه معمولاً باید با مجموعه‌ای از اسناد، صفحات گسترده اکسل و غیره همراه باشند. با این حال، مدیران باهوش از ابزارهای مدیریت پروژه در دسترس خود استفاده می‌کنند تا آنچه را که می‌توانند خودکار کنند و آنچه را که نمی‌توانند ساده کنند.

برخی از مزایای صرفه جویی در زمان نرم افزار برنامه ریزی پروژه شامل موارد زیر است.

سازماندهی، اولویت بندی و تعیین وظایف
نقاط عطف و وابستگی وظایف را برنامه ریزی و برنامه ریزی کنید
نظارت بر پیشرفت، هزینه ها و منابع
با تیم همکاری کنید
برنامه های پروژه را با تیم و جزوه برنامه ریزی و کنترل پروژه به اشتراک بگذارید
ایجاد گزارش در مورد برنامه ها
ویژگی های نرم افزار برنامه ریزی پروژه ضروری است
گانت تعاملیلیست وظایف پویاتابلوهای کانبانردیاب داشبوردمدیریت تیممدیریت پورتفولیو
نمودارهای گانت برای برنامه ریزی برتر
نمودار گانت ضروری ترین ابزار برای فرآیند برنامه ریزی پروژه است. وظایف را سازماندهی کنید، مدت آنها را اضافه کنید و آنها به طور خودکار جدول زمانی پروژه را پر می کنند. نقاط عطف را تعیین کنید تا پروژه بزرگتر را به فازهای قابل مدیریت تقسیم کنید و وابستگی های وظایف را به هم پیوند دهید تا از گلوگاه های بعدی در پروژه جلوگیری کنید.

تصویر بزرگنمایی شده از نمودار گانت ProjectManager.com
شرایط برنامه ریزی پروژه
قبل از اینکه به نحوه ایجاد یک طرح پروژه بپردازیم، آشنایی با برخی از اصطلاحاتی که با آنها مواجه خواهید شد کمک می کند. در اینجا لیستی از اصطلاحات کلی است که در این راهنما با آنها روبرو خواهید شد.

قابل تحویل: نتایج یک پروژه مانند محصول، خدمات، گزارش و غیره.
ذینفعان: هر کسی که به پروژه علاقه خاصی دارد – مدیر پروژه، حامی پروژه، اعضای تیم، مشتریان و غیره.
وظایف: کارهای کوچکی که منجر به تحویل نهایی می شود.
Milestone: پایان یک مرحله پروژه و آغاز مرحله بعدی.
منابع: هر چیزی که برای تکمیل پروژه نیاز دارید، مانند پرسنل، لوازم، مواد، ابزار، افراد و موارد دیگر.
بودجه: برآورد کل هزینه مربوط به تکمیل یک پروژه.
ردیابی و نظارت: جمع آوری داده های پروژه و اطمینان از منعکس کننده نتایجی که برای آن برنامه ریزی کرده اید.
مراحل برنامه ریزی پروژه
فرآیند برنامه ریزی پروژه برای موفقیت پروژه شما حیاتی است و به عنوان یک مدیر پروژه، باید به تمام عناصر تشکیل دهنده برنامه مدیریت پروژه شما مانند کار، زمان، منابع و ریسک ها فکر کنید.

اکنون، ما شما را از طریق مراحل اصلی برنامه ریزی پروژه راهنمایی می کنیم :

طرح کلی پرونده تجاری
با ذینفعان کلیدی ملاقات کنید
محدوده پروژه را تعریف کنید
یک تیم پروژه جمع کنید
تعیین بودجه پروژه
اهداف و اهداف پروژه را تعیین کنید
طرح کلی محصولات تحویلی پروژه
یک برنامه زمانبندی پروژه ایجاد کنید
وظایفی را به اعضای تیم خود اختصاص دهید
تجزیه و تحلیل ریسک انجام دهید
طرح پروژه خود را ایجاد کنید
پیشرفت خود را گزارش دهید
با دنبال کردن این مراحل برنامه‌ریزی پروژه، آنچه را که باید به آن دست یابید، روشن می‌کنید، فرآیندهایی را که برای رسیدن به آن نیاز دارید کار می‌کنید و یک برنامه عملیاتی برای چگونگی پیشبرد طرح کلی طرح پروژه ایجاد می‌کنید.

1. طرح کلی پرونده تجاری
اگر پروژه ای دارید، دلیلی برای آن وجود دارد – این مورد کسب و کار شماست . پرونده تجاری دلایل شروع پروژه، مزایای آن و بازگشت سرمایه را بیان می کند. اگر مشکلی وجود دارد که در حال حل شدن است، آن مشکل در اینجا مشخص شده است. پرونده تجاری به کسانی که در سازمان شما تصمیم می گیرند ارائه می شود و توضیح می دهد که چه کاری باید انجام شود، و چگونه، همراه با یک مطالعه امکان سنجی برای ارزیابی عملی بودن پروژه. در صورت تایید، شما یک پروژه دارید.

2. با سهامداران کلیدی ملاقات کنید
هر پروژه دارای ذینفعانی است ، کسانی که منافع خاصی در پروژه دارند. از کسانی که از آن سود می برند گرفته تا اعضای تیم پروژه که مسئول موفقیت آن هستند. بنابراین، هر مدیر پروژه باید در طول فرآیند برنامه‌ریزی پروژه، از مشتریان گرفته تا تنظیم‌کننده‌ها، مشخص کند که این جزوه برنامه ریزی و کنترل پروژه کلیدی چه کسانی هستند. ملاقات با آنها برای به دست آوردن تصویری بهتر از آنچه برنامه مدیریت پروژه باید شامل شود و آنچه از محصول نهایی انتظار می رود، بسیار مهم است.

3. محدوده پروژه را تعریف کنید
به کار مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه و تولید قابل تحویل های مورد نیاز اشاره دارد. محدوده پروژه باید توسط یک ساختار شکست کار (WBS) تعریف و سازماندهی شود. بنابراین، محدوده پروژه شامل کارهایی است که باید در پروژه انجام دهید (موارد تحویلی، تحویل های فرعی، بسته های کاری، آیتم های اقدام )، و همچنین موارد غیر ضروری. مورد دوم برای طرح پروژه مهم است، زیرا دانستن آنچه که اولویت بالایی ندارد به جلوگیری از خزش دامنه کمک می کند . یعنی استفاده از منابع ارزشمند برای چیزی که کلید موفقیت پروژه شما نیست.

4. یک تیم پروژه جمع کنید
شما به یک تیم پروژه توانمند نیاز دارید تا به شما در ایجاد طرح پروژه و اجرای موفقیت آمیز آن کمک کند. توصیه می شود گروهی متنوع از متخصصان با تجربه را برای ایجاد یک تیم چند رشته ای جمع آوری کنید که برنامه مدیریت پروژه شما را از دیدگاه های مختلف ببیند.

5. تعیین بودجه پروژه
هنگامی که محدوده پروژه خود را مشخص کردید، لیست وظایفی خواهید داشت که باید تکمیل شود تا پروژه شما با موفقیت ارائه شود. برای انجام این کار، به منابعی مانند تجهیزات، مواد، سرمایه انسانی و البته پول نیاز دارید. بودجه پروژه شما برای همه اینها پرداخت خواهد شد. اولین قدم برای ایجاد بودجه پروژه، برآورد هزینه های مربوط به هر کار است. هنگامی که آن هزینه های تخمین زده شده را دارید، می توانید یک خط پایه هزینه ایجاد کنید ، که مبنای بودجه پروژه شما است.

6. اهداف و اهداف پروژه را تعیین کنید
هنگام برنامه ریزی یک پروژه، اهداف و مقاصد چیزهای متفاوتی هستند. اهداف نتایجی هستند که می خواهید به آن برسید و معمولاً گسترده هستند. از سوی دیگر، اهداف مشخص تر هستند. اقدامات قابل اندازه گیری که باید برای رسیدن به هدف خود انجام دهید. هنگام ایجاد یک طرح پروژه، اهداف و مقاصد به طور طبیعی از پرونده تجاری سرچشمه می گیرند، اما در این مرحله، شما وارد جزئیات بیشتر می شوید. به یک معنا، شما در حال تنظیم دقیق اهداف تعیین شده در پرونده تجاری و ایجاد وظایفی هستید که به وضوح تعریف شده اند. این اهداف و مقاصد در یک منشور پروژه جمع‌آوری شده‌اند که در طول چرخه عمر پروژه از آن استفاده خواهید کرد.

7. طرح کلی پروژه های تحویلی
یک پروژه می تواند تحویل های متعددی داشته باشد. یک محصول تحویلی می تواند یک کالا، خدمات یا نتیجه ای باشد که برای تکمیل یک کار، فرآیند، فاز، پروژه فرعی یا پروژه مورد نیاز است. به عنوان مثال، تحویل نهایی دلیل پروژه است و پس از تولید این محصول، پروژه تکمیل می شود. همانطور که در محدوده پروژه تعریف شده است، یک پروژه از زیر پروژه ها، فازها، بسته های کاری، فعالیت ها و وظایف تشکیل شده است و هر یک از این اجزا می تواند یک قابل تحویل داشته باشد. اولین کاری که باید انجام دهید این است که تعیین کنید تحویل نهایی چیست و چگونه می دانید که کیفیت انتظارات ذینفعان شما را برآورده می کند. در مورد سایر محصولات قابل تحویل در پروژه، آنها نیز باید شناسایی شوند و فردی در تیم باید پاسخگوی تکمیل موفقیت آمیز آنها باشد.

8. یک برنامه زمانبندی پروژه ایجاد کنید
برنامه زمانبندی پروژه چیزی است که همه چیز به آن وابسته است. از وظایف شما گرفته تا بودجه شما ، همه با زمان مشخص می شوند. زمان‌بندی‌ها با جمع‌آوری تمام وظایف مورد نیاز برای رسیدن به محصول نهایی و تنظیم آن‌ها در جدول زمانی پروژه که در مهلت شما به پایان می‌رسد، تنظیم می‌شوند. این می‌تواند یک کار سرکش در آینده ایجاد کند، به همین دلیل است که برنامه‌ها به فازهایی تقسیم می‌شوند که با نقاط عطف مشخص می‌شوند که پایان یک پروژه و شروع مرحله جزوه برنامه ریزی و کنترل پروژه را نشان می‌دهند.

9. وظایفی را به اعضای تیم خود محول کنید
این طرح تنظیم شده است، اما هنوز به صورت انتزاعی وجود دارد تا زمانی که وظایف را در برنامه خود انجام دهید و شروع به تخصیص آنها به اعضای تیم خود کنید. نقش ها و مسئولیت های آن ها باید به وضوح مشخص شود تا بدانند چه کاری باید انجام دهند. سپس، وقتی وظایفی را از برنامه خود به آنها اختصاص می‌دهید، باید واضح باشند، با دستورالعمل‌ها و هرگونه مستندات مرتبطی که برای اجرای وظایف نیاز دارند.

10. تجزیه و تحلیل ریسک انجام دهید
هر پروژه دارای سطحی از ریسک است. انواع مختلفی از ریسک مانند ریسک محدوده، ریسک فنی و ریسک برنامه زمانی وجود دارد. حتی اگر طرح پروژه شما کامل باشد، عوامل داخلی و خارجی می توانند بر زمان، هزینه و محدوده پروژه شما تأثیر بگذارند (محدودیت سه گانه). بنابراین، باید برنامه ریزی خود را انعطاف پذیر بدانید. راه های زیادی برای آماده شدن برای ریسک وجود دارد، مانند ایجاد یک برنامه مدیریت تغییر، اما در حال حاضر، مهمترین کاری که باید انجام دهید این است که با استفاده از گزارش های وضعیت پروژه و/یا نرم افزار برنامه ریزی پروژه برای نظارت بر ریسک، پیشرفت خود را در طول مرحله اجرا ردیابی کنید. .

11. طرح پروژه خود را ایجاد کنید
همانطور که در بالا توضیح داده شد، برنامه مدیریت پروژه جزوه کنترل خطی است که از چندین عنصر تشکیل شده است. قبل از اینکه به توضیح دقیق هر یک از آنها بپردازیم، درک این نکته مهم است که باید همه آنها را برای داشتن یک برنامه پروژه محکم بگنجانید. اجزای مورد نیاز ممکن است بسته به پروژه شما متفاوت باشد، اما به طور کلی، برای ایجاد برنامه مدیریت پروژه به این اسناد اصلی نیاز دارید:

منشور پروژه
زمان بندی پروژه
بودجه پروژه
بیانیه محدوده پروژه
طرح مدیریت ریسک
برنامه مدیریت تغییر
طرح مدیریت هزینه
طرح مدیریت منابع
طرح مدیریت ذینفعان
12. پیشرفت خود را گزارش دهید
هدف نهایی شما اطمینان از یک پروژه موفق برای سهامداران است. آن‌ها سرمایه‌گذاری کرده‌اند و بدون نگاه کردن به گزارش‌های وضعیت پروژه برای ردیابی پیشرفت، راضی نمی‌شوند انگشت شست خود را بچرخانند. با ساختن یک ساختار شکست کار (WBS) در مرحله برنامه ریزی پروژه، می توانید پروژه را برای آنها تجزیه کنید تا آنها بفهمند که طرح پروژه شما چگونه اجرا می شود. آگاه نگه داشتن ذینفعان برای مدیریت انتظارات آنها و اطمینان از رضایت آنها مهم است. برگزاری جلسات برنامه ریزی منظم که در آن گزارش های پیشرفت را ارائه می دهید، راهی عالی برای نشان دادن این موضوع است که همه چیز طبق برنامه ریزی پیش می رود و هرگونه سؤال یا نگرانی ممکن است مطرح شود. برنامه مدیریت ذینفعان شما نحوه مشارکت ذینفعان در پروژه را مشخص می کند.

نحوه ایجاد یک طرح پروژه با ProjectManager
نرم افزار برنامه ریزی پروژه ابزاری است که به برنامه ریزی، سازماندهی و مدیریت زمان بندی و منابع مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه کمک می کند. ProjectManager یک نرم افزار مدیریت پروژه برنده جایزه است که پروژه ها را از برنامه ریزی تا تکمیل سازماندهی می کند. برای یک دوره آزمایشی رایگان 30 روزه جزوه برنامه ریزی و کنترل پروژه نام کنید و برای ایجاد یک طرح پروژه کامل که تمام جزئیات را پوشش می دهد، دنبال کنید.

1. وظایف خود را برای طرح فهرست کنید
وظایف بلوک های سازنده هر پروژه هستند و شروع هر طرحی شناسایی تمام وظایفی است که به تحویل نهایی شما منجر می شود.

ابزار را باز کنید تا وظایف خود را در نمودار گانت یا یکی از نماهای چندگانه پروژه دیگر اضافه کنید. می توانید یک لیست کار را از هر صفحه گسترده وارد کنید یا از یکی از الگوهای ما برای شروع استفاده کنید.

لیست وظایف ProjectManager
2. مدت زمان و هزینه ها را به وظایف اضافه کنید
هر کار مدت زمان تخمینی دارد، یعنی زمانی که برای تکمیل آن نیاز است. آنها همچنین به مقدار مشخصی بودجه نیاز دارند که باید برای تدوین برنامه شما جمع آوری شود.

تاریخ شروع و پایان