دانلود کامل ترین جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری

جزوه تایپ شده اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری

دانلود فایل

سعید احمدی دانشگاه پیام نور سمیرا ملایی کاردانی کارشناسی ارشد رشته حقوق دانشگاه علمی کاربردی  جزوه اصول گزارش نویسی

: « » « » :
:
« » « » :
؟

ً و مالی سازمان مربوطه از شما بخواهد که گزارشی از نحوه مکاتبات داخل سازمان برای او تهیه نمایید، باید مطمئن شوید که او گزارش را برای تصمیم گیری خود می خواهد؛ و یا آن که گزارش را برای پاره ای از تصمیم گیری ها، به نزد رئیس سازمان ارسال می دارد. این در طراحی وتعیین هدف گزارش شما بسیار با اهمیت است .
بنابراین با توجه به موارد فوق تهیه گزارش به یکی از این دو شکل مربوط می شود:
1) از شما خواسته می شود که گزارشی تهیه کنید.
هنگامی که از شما خواسته می شود که یک گزارش تهیه کنید، می جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری این خواسته را به یک سؤال تبدیل نمایید. مثلاً اگر از شما خواسته شود که گزارشی از نحوه ی گردش مکاتبات در داخل سازمان برای رئیس سازمان تهیه کنید، این طور فرض کنید که او می خواهد بداند، چه نارسایی باعث به تعویق افتادن پاسخ نامه ها شده، و علت این نارسایی ها چیست؟

جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری دانلود رایگان خلاصه کتاب پی دی اف

هر چند مدیران کمتر توضیح دقیقی از خواسته خود را عنوان می کنند ( شاید علت این موضوع آن باشد که نسبت به موضوع کاملاً فکر نکرده اند و یا تصور می کنند خود شما مقصود آن ها را خوب می دانید. ولی شما باید برای شروع به نوشتن ،کلیه سؤالاتی را که نیاز دارید بدون واهمه بپرسید، و اگر احیاناً نمی توانید مستقیماً سؤالات خود را از وی بپرسید، در آن صورت مجبور هستید از طریق امکاناتی که دارید، به درک مسأله برسید. به عنوان مثال باید احتمال دهید که اخیراً درجریان مکاتبات سازمان، و پاسخ گویی به برنامه ها اتفاقی افتاده که چنین گزارشی را خواسته اند. در این حالت سئوالی که شما باید طی گزارش به آن پاسخ داده شود و به عبارت بهتر هدف اصلی گزار شخواه می باشد عبارتست از اینکه:
مشکل ناشی از چیست و چه اقدامی باید صورت گیرد که چنین مشکلاتی پیش نیاید
وقتی فکر می کنید سؤال را به طریق صحیح تنظیم کرده اید، باید خود را به جای خواننده اصلی گزارش گذاشته ،بپرسید آیا همه اطلاعات مورد نیاز را در پاسخ به » : این سؤال می یابم؟ و اگر به نتیجه مثبت رسیدید، شروع به تدوین گزارش نمایید، در غیر این صورت سؤال خود را باید اصلاح کنید .«
2) خود شروع به تهیه گزارشی می نمایید.
وقتی بر اساس خواسته فردی دیگر می نویسید، آن شخص منظور شما را می داند، ولی وقتی که شما آغاز کننده ی مکاتبه هستید، خواننده از ابتدا هیچ گونه آگاهی از منظور شما ندارد، در این صورت خیلی مهم است که مسأله را به عنوان یک سؤال که از خواننده باید بپرسید ، عبارت بندی کنید؛ یعنی، باید متوجه باشید چون شما مدتی راجع به مسأله فکر کرده و مطالب زیادی برای گفتن دارید، ممکن است بیش از حد مطلب را طولانی کنید، و یا به دلیل آگاهی های خود ،از بکار گیری ادله ی لازم مثلاً اگر بخواهید گزارشی از کندی کار در گردش مکاتبات اداری، بدون هیچگونه خواسته قبلی به اطلاع رئیس سازمان برسانید؛ کار خود را با یک توضیح علمی در سازمان های موفق مشابه جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری کرده

گزارش نویسی

سپس علل نارسایی و کندی کار را در سازمان متبوع توضیح دهید و نیز راه حل های رسیدن به هدف « گردش مکاتبات
» را ارایه نمایید .

فصل دوم : مراحل گزارش نویسی
مراحل چهارگانه گزارش نویسی
پس از آن که مفهوم گزارش نویسی روشن شد و با کلیات مربوط به گزارش نویسی آشنا شدیم، اکنون به مراحل چهارگانه ای می پردازیم که هر گزارشی از مرحله تکوین فکر خام تا مرحله تجسم و تبلور آن به شکل مکتوب از سر می گذراند .
لازم است که مراحل چهارگانه و ترتیب آن ها به خوبی درک شوند، هیچ یک از مراحل نامبرده نباید حذف و یا بی اهمیت تلقی گردد، نباید مرحله ای را با مرحله دیگراشتباه کرد، عدم رعایت این مراحل موجب می شود که گزارش به صورت نوشته ای مبهم، بی سروته و مغشوش درآید که نه گزارشگر را رضایتی دست می دهد و نه گزارشخواه را فایده ای و نتیجه کار صرف بیهوده وقت، انرژی، مواد و حتی موجب خسارت و زیان خواهد بود .
مراحل چهار گانه گزارش نویسی عبارت است از:
گزارش نویسی دارای چهار مرحله می باشد که باید هنگام نگارش رعایت گردد و این مراحل عبارتند از:
1) مرحله برنامه ریزی، تدارکات و تهیه مقدمات
2) مرحله تنظیم و سازماندهی گزارش ( طرح ربط منطقی مطالب)
3مرحله نگارش ) مرحله تجدید نظر و اصلاح و تهیه متن نهایی مرحله اول گزارش نویسی : برنامه ریزی

هرچه در مزایای برنامه ریزی برای انجام امور سخن بگوییم کم است، فردی که در کارهایش برنامه ندارد مسلمامسلماً برای فراهم آوردن شکست در کارها، برنامه دارد. بدون برنامه کارکردن به مانند پر کاهی بودن بر امواج دریای مسائل زندگی است، دستخوش امواج گوناگون مشکلات که او را جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری هر سو می کشند و می برند .
مسأله مقدمات و برنامه ریزی برای تهیه گزارش بر حسب نوع آن متفاوت است. در مواردی می توان تمام روند برنامه ریزی را در ذهن خود آماده و متمرکز کنیم و نیازی به پیاده کردن آن بر روی کاغذ نمی باشد. در واقع اکثر گزارشات مختصر و توضیحی، بدین صورت در می آید. در موارد دیگر تهیه مقدمات و تدارکات کار نیاز به صرف وقت فراوان و فراهم آوردن مواد و مصالح زیاد دارد .
برای برنامه ریزی و تهیه مقدمات روش های گوناگونی وجود دارد اما اگر هدف ما جستجوی واقعیت و اعمال دقت باشد، بهترین روش همان است که محققان وپژوهشگران به کار می برند که به روش علمی مشهور است .نویسندگان گزارش های اداری و فنی نیز، به دنبال کشف حقایق و نتایج قابل تأیید هستند، لذا بهتر آن است که در مرحله برنامه ریزی و تهیه ی مقدمات از این روش استفاده شود. در صفحات بعد دو واژه ” تحقیق ” و ” گزارش ” به صورت وجوه عام و خاص یک مقوله به کار رفته است .
مراحل روش علمی تحقیق
1) تعریف مسأله به صورت مشخص بر اساس معیار منطقی تعریف
2) طرح مقدماتی تحقیق
3) انتخاب روشی مناسب برای تحقیق
4) جمع آوری اطلاعات و داده ها
5) تحلیل و تفسیر

6) نتیجه گیری بر اساس داده ها و تفسیرها

1) تعریف مسأله
تعریف مسأله باید در عبارتی جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری، دقیق، بدون ابهام و کوتاه بیان شود. تعریف باید جامع و مانع باشد، یعنی همه مصادیق خود را در بر بگیرد و مانع انواع دیگرگردد. مسأله ی مورد گزارش باید به طور مشخص و محدود تعریف شود، در تعریف باید حتی المقدور از کلماتی که قابل مشاهده، محاسبه و اندازه گیری باشد استفاده گردد .
صورت مسأله را می توان به سه وجه بیان کرد:
الف) عبارت مصدری: کشف علل غیبت زیاد در واحد تولید
ب) عبارت سؤالی: چه عللی باعث غیبت زیاد در واحد تولید می شود؟ ج) عبارت اخباری: می خواهیم به علل غیبت زیاد در واحد تولید پی .ببریم
برای دقیق تر و مشخص تر کردن تعریف، گزارشگر باید پرسش هایی را مطرح سازد مانند:
– از کجا می دانیم که میزان غیبت در واحد تولید زیاد است؟
– میزان غیبت در واحد تولید چقدر است ؟
– میزان غیبت در واحدهای دیگر سازمان چقدر است؟
– تا چه اندازه میزان غیبت در واحد تولید، با میزان غیبت در واحدهای دیگر یا در صنعت مشابه قابل مقایسه است؟
– آیا علت غیبت چیزی است که تحت کنترل نهاد است؟

– اگر بتوان علت غیبت را کنترل کرد بهترین روش تقلیل آن کدام است؟
این گونه سؤالات و سؤالات مشابه به گزارشگر جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری می کند که مسأله را به نحو بهتری تعریف کرده و مشخصات لازم را در آن بگنجاند. همین تعریف دقیق مسأله است که بعداً به صورت موضوع و مقدمه گزارش متجلی می شود .

2) طرح مقدماتی تحقیق ( گزارش)
طرح مقدماتی تحقیق شامل چهار موضوع است:
• تعیین هدف تحقیق- حدود تحقیق
• معیارهای انتخاب متدولوژی تحقیق
• طرح سؤالات، مشکلات و تنگناها
• گزارشخواه کیست و دانستن نظر او نسبت به مسأله مورد بحث
موضوع تعیین هدف تحقیق ( گزارش)

الف) اطلاع: صرف بیان حقایق و یا توصیف رویدادها ب) اطلاع همراه با تفسیر داده ها و ذکر علل
ج) اطلاع همراه با تفسیر داده ها، ذکر علل و استنتاج به انضمام اریه پیشنهاد و راه حل

موضوع معیارهای انتخاب متدولوژی تحقیق ( گزارش )

معیارهای انتخاب متدولوژی تحقیق ( جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری)، با توجه به ویژگی های روش ای جمع آوری اطلاعات که شامل مصاحبه، پرسشنامه، مشاهده، تجربه و آزمایش، مراجعه به کتابخانه، اسناد و مدارک است و با در نظر گرفتن مطالب زیر صورت می گیرد:
الف) ماهیت تحقیق ( گزارش) ب) هزینه تحقیق ( گزارش) ج ) فواید ممکن
د) حدود زمان و دقت لازم برای تحقیق ( گزارش) و) تنظیم یک فرضیه در ارتباط با موضوع تحقیق ( گزارش)

مکاتبات اداری

موضوع طرح سؤالات، مشکلات و تنگناها
– آیا وقت کافی برای انجام تحقیق ( گزارش ) داریم؟
– آیا امکان مالی فراهم است؟
– آیا منابع لازم مانند افراد، مواد و تسهیلات در دسترس است؟
– آیا در انجام تحقیق ( گزارش ) همکاری دیگری لازم است؟
– آیا در تحقیق ( گزارش ) مورد نظر به دانش تخصصی که تحقیق کننده ( گزارشگر ) ندارد، مورد نیاز است؟
– آیا همه مطالب و موضوعات به صورت منطقی صورت برداری و ملحوظ شده است؟
موضوع نظر گزارشخواه

مقصود دیدن مسأله از دیدگاه و از زاویه دید گزارشخواه است. بررسی امکانات و نگرش ها به مسأله و در میان گذاشتن این مسائل با گزارشخواه .
3) انتخاب روش مناسب برای تحقیق ( گزارش)
اکنون که با توجه به روش های جمع آوری اطلاعات با معیارهای انتخاب آشنا شده ایم می توانیم عملاعملاً یک روش را برگزینیم مثلاً روش مصاحبه، یا پرسشنامه و یا مخلوطی از دو روش را .
4) جمع آوری، تنظیم و طبقه بندی اطلاعات
قبلا با روش های جمع آوری اطلاعات سروکار جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری اکنون عملاً به جمع آ وری اطلاعات بر اساس روش انتخاب شدًًه می پردازیم.صرف جمع آوری در هم و آشفته مقداری اطلاعات نمی تواند به یافتن علل مسأله یا به راه حل مسأله کمکی بکند. هر چند وجود اطلاعات صحیح و دقیق و مربوط لازم است، اما اطلاعات بخودی خود موادی خام هستند که گزارشگر باید بتواند آن ها را طبقه بندی و تنظیم کند و در مرحله بعد مورد تفسیر و تحلیل قرار دهد و آن گاه دست به استنتاج بزند .
در مقام تشبیه می توان آمار و اطلاعات را به مواد خام برای آشپزی تشبیه نمود، درست است که برای پختن غذا مواد خام به مقدار کافی و به صورت مناسب لازم است ترکیب این مواد به صورت درست است که از آن هاغذایی ماکول می پزد. اطلاعات و آمار نیز آن گاه معنی دار می شود که طبقه بندی و تنظیم و سپس تفسیر و تحلیل شوند .
– تنظیم و طبقه بندی آمار و اطلاعات شامل چهار مرحله است:
الف) طبقه بندی داد هها ب) عینیت گرایی ج) تحلیل داده های کیفی د) تحلیل داده های
کمی

اطلاعات به طور کلی یا مقداری است یا غیر مقداری. تجزیه و تحلیل اطلاعات مقداری آسان تر است، زیرا با استفاده از روش های آماری قابل تحلیل و بررسی است. در بسیاری از موارد می توان اطلاعات غیر مقداری را هم به اطلاعات مقداری تبدیل نمود تا نسبت به پاسخ و تقلیل اشتباهات اطمینان حاصل گردد. در موارد اطلاعات غیر مقداری یا کیفی مانند رنگ مو یا نژاد، ملیت ،
کدگذاری، درصدها و کسرها به صورت کمی ارایه داد .
برای تبدیل اطلاعات کیفی به مقادیر وصورکمی ممکن است:
الف) مشاهدات و اطلاعات کیفی شمارشی و به صورت عدد منعکس گردد.
ب) اطلاعات و حقایق کیفی به صورت درصد ( پورسانت ) ذکر شود.
ج) اطلاعات و مشاهدات کیفی به صورت درجات و طبقات بیان شود ( مانند درجه یک، درجه دو که حاکی از درجه کیفیت باشد).
د) تمایلات شخصی افراد را نسبت به امری به صورت جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری طبقه بندی شود و برای هر درجه و طبقه نمره ای و ارزشی تعیین گردد.
مثلاً در مورد تمایل افراد به دیدن مسابقه فوتبال ممکن است آن ها را به سه طبقه ی الف، ب و ج طبقه بندی نمود و سپس برای هر طبقه نمره ای در نظر گرفت .
5) تحلیل و تفسیر داده ها و ارزش گذاری آنها ( استنتاج)
پس از آن که اطلاعات دسته بندی و تجزیه و تحلیل شد، گزارشگر می تواند بر اساس تجزیه و تحلیل آماری ،اطلاعات را توجیه منطقی نموده و به کشف و استنتاج راه حل مشکل موفق گردد. برای آنکه گزارشگر از مطالعه ی اطلاعات موجود به نتیجه برسد و در توجیه منطقی و مستدل به منظور رسیدن به کنه مطلب و پاسخ مشکل موفق گردد

لازم است استدلال خود را کاملاً مشخص نماید. معمولاً جهت استدلال و نتیجه گیری از روش های استقرار، قیاس و تمثیل استفاده می شود .
6) نتیجه گیری
در این مرحله گزارشگر پس از ذکر مختصر درباره مشکل، یادآوری نکات عمده حقایق به نتیجه گیری کلی و در واقع به اظهار نظر درباره عوامل و موجبات مسأله می پردازد و سپس راه حل های پیشنهادی را برای ارایه در گزارش خود آماده می سازد .
شرح مختصر مرحله یک گزارش نویسی
آنچه که در صفحات قبل درباره مرحله یک گزارش نویسی آمده ،شرح جامع تهیه مقدمات و برنامه ریزی بود که معمولاً با تهیه گزارش هایی سروکار داریم که مختصروکوتاه هستند و غالب گزارش های اداری را شامل می شوند
.
لذا برای این نوع گزارش ها به شرح مختصر مرحله یک یعنی تهیه مقدمات و تدارکات می پردازیم .
این مقدمات عبارتند از:
1) جمع آوری کلیه اطلاعات و مطالب مربوط به گزارش
2) بررسی اجزاء:
الف) تعیین ارزش نسبی هر جزء ب) حذف اجزای نا مربوط و زائد ج) افزودن اجزای فراموش شده

3) برای آن که بدانیم چه چیزی را باید افزود و یا باید حذف کرد لازم است اجزاء را با هدف و مقصود گزارش تطبیق داد:
الف) چه کسی آن را خواهد خواند؟
ب) چه کسی آن را خواسته است؟ ( ممکن است که جزوه اصول انعقاد قرارداد و پیمانکاری گزارش و کسی که آن را خواسته هردو یکی نباشد)ج) خواننده چه انتظاری از گزارش دارد؟ د) چگونه از آن استفاده خواهد کرد؟
4) طرح و پاسخ روشن و مطمئن به شش سؤال اساسی:
چه چیز؟ چگونه؟ با یا برای چه کسی؟ کجا؟ چه موقع؟ و چرا؟
فصل سوم : ساختار گزارش

نحوه تنظیم گزارش عاملی مهم در پذیرش گزارش است. ساختار و سازمان هر گزارش به طور کلی بر سه اصل قرار دارد:
1) هر گزارش باید دارای موضوع، مقدمه، بدنه اصلی ( متن ) و پایان باشد.
موضوع
مقدمه
بدنه اصلی ( متن) پایان

2) هر خواننده گزارش ( گزارشخواه ) ممکن است نتایج و پیشنهادات گزارشگر را بپذیرد یا نپذیرد.
3) نکات و نظریات عمده باید مورد تأکید قرار گیرد.

مقدمه گزارش
با پیشرفت سریع تکنولوژی و پیچیدگی سازمان های تولیدی و خدماتی دیگر این فرصت نیست تا مدیران و جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری مطالب گزارش ها را جزء به جزء، از آغاز تا انجام بخوانند. آن ها انتظار دارند تنظیم کنندگان گزارش های مبسوط، ضمن آوردن مقدمه ای در یک یا دو صفحه، نظری کلی درباره مطلب مورد گزارش ارایه دهند .مقدمه ی گزارش باید به گونه ای آغاز شود که خواننده در راستای موضوع گزارش قرار گیرد، یعنی در همان دو، سه سطر اول بداند موضوع گزارش چیست. برای نیل به این
هدف مقدمه باید با جمله ای آغاز شود که بگوید گزارش درباره چیست و چرا تهیه ی گزارش لازم بوده است.
به طور کلی مقدمه باید سه هدف را دنبال کند:
الف- گزارش را در ارتباط با موضوع به گونه ای مطرح سازد که برای خواننده قابل فهم و با معنی باشد .
ب- در خواننده نسبت به موضوع ایجاد علاقه کند .
ج- باید به خواننده بگوید که از گزارش چه انتظاری باید داشته باشد .
متن یا بدنه اصلی گزارش
متن یا بدنه اصلی گزارش محل ارایه آمارها، داده ها و تحلیل و تفسیر آن ها، بیان معیارها و اثبات مدعی است.
پایان گزارش

پایان گزارش شامل نتیجه گیری، جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری پیشنهادات و راه حل است که همراه با خلاصه نکات عمده گزارش ( در مورد گزارشات مفصل ) می باشد .
یک قانون طلایی در مورد صورت و شکل گزارش می گوید:
در مقدمه آنچه را که می خواهید به طور مختصر اعلام کنید.
در متن بگویید،
و در پایان آنچه را که گفته اید، بار دیگر به طور مختصر یادآوری کنید.
از آن جا که مقدمه و متن و پایان گزارش در شکل نوشتاری آن عملاً به صورت پاراگراف هایی جداگانه ظاهر می شوند. در بحث راجع به پاراگراف توضیحات بیشتری درباره شکل گزارش در ارتباط با پاراگراف نویسی داده خواهند شد .
تنظیم گزارش از جنبه پذیرش یا عدم پذیرش آن از سوی گزارشخواه
1) در مورد خواننده ای که احتمال می رود گزارش و نتایج آن را بپذیرد و یا نسبت به نتایج و پیشنهادات قضاوتی کند، باید از روش قیاسی استفاده کرد یعنی پیشنهادات اصلی و فواید آن ذکر گردد و سپس بقیه متن گزارش صرف ارایه دلایل، اسناد، آمار و اطلاعات برای تأیید پیشنهادات گردد.
در مورد خواننده ای که گمان می رود در برابر قبول نتایج و پیشنهادات مقاومت ورزد باید از روش استقرایی استفاده گردد بدین قرار که بدواً آمار،اطلاعات ارایه می شود و پس از تجزیه و تحلیل آن ها و استنتاجات لازم
،پیشنهادات و راه حل ها مطرح می گردد .
بنابراین شناخت قبلی از نگرش ها، سوابق، طرز تفکر و نحوه ی برخورد گزارشخواه با مسائل و شخصیت او در نحوه تنظیم گزارش عاملی بسیار مهم بشمار می رود .

اصل تأکید در گزارش
چون خوانندگان گزارش معمولاً آنچه را که در آغاز و پایان مطلبی می خوانند، به یاد می سپارند بنابراین لازم است نکات عمده در آغاز و پایان گزارش قید گردد.این امر در مورد نکات عمده ی هر بخش از گزارش و در هر پاراگراف نیز باید مراعات شود. خوانندگان گزارش همچنین کلیات را بهتر از جزئیات بخاطر می سپارند. قدرت به خاطر سپاری مطالب و نکات عمده از سوی گزارشخواه بستگی به این دارد که گزارشگر چگونه این نکات را با نکاتی که گزارشخواه قبلاقبلاً می دانسته مرتبط سازد و چگونه نکات عمده را به هم ربط دهد .
معمولاً تعداد نکات عمده نباید از هفت یا هشت مورد تجاوز کند .
چگونه نکات عمده را مورد تأکید قرار دهیم؟
الف) جای نکته در گزارش، همانطور که قبلاً گفته شد باید آغاز و پایان گزارش باشد .
ب) اندازه و تناسب:
مقدار فضایی که برای یک نکته و یا مطلبی در نظر گرفته می شود، تعیین کننده اهمیت آن است .هرچه نکته ای مهمتر باشد جای زیادتری را به خود اختصاص می دهد .
ج) زبان تأکید:
کلمات همگی از قوت و اثر بخشی یکسانی برخوردار نیستند جملات باید روشن، محکم و مؤثر باشند. بکاربردن قیود و عبارات وصفی مانند ” مهمترین عامل ” ، ” نکته
اساسی ” و عباراتی از این گونه توجه خواننده را جلب می کند .
د) کاربرد علائم:
خط کشیدن زیر مطلب عمده، رنگی نشان دادن جملات و عبارات، نوشتن کلمات به صورتی درشت تر از بقیه کلمات، نوشتن به صورت ایتالیک، نمره گذاری و غیره عامل مهم در تأکید گزاردن بر مطلب است .

الگوهای ساختار گزارش الگوی استدلالی گزارش
1) الگوی قیاسی
الگوی بسیاری از گزارشات اداری و بازرگانی قیاسی است. در این الگو نکته اصلی و یا مهمترین پیشنهاد در آغاز ارایه می شود و سپس جزئیات و توضیحات و دلایل تأیید کننده به دنبال می آید .
شکل زیر نمودار الگوی قیاسی است:
نتیجه گیری کلی و پیشنهاد ******** اثبات اثبات اثبات ************** حقایق حقایق
فایده ی الگوی قیاسی آن است که آن چه که خواننده برای تصمیم جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری لازم است بداند مستقیماً و بلافاصله در اختیار او قرار می گیرد و نیازی به خواندن تمام گزارش پیدا نمی کند مگر آنکه شخصاً علاقمند باشدکه بداند نتایج چگونه بدست آمده است. برای خواننده ای که به نتایج گزارش جهت گیری قبلی ندارد و بیم مخالفت اولیه از سوی وی نسبت به پیشنهاد و راه حل ارایه شده نمی رود می توان از این الگو استفاده نمود .
اگر خواننده گزارش جهت گیری خاص و یک سویه ای داشته باشد ممکن است قبل از مطالعه تمام اطلاعات و حقایق و نحوه ی نتیجه گیری کلی و پیشنهاد ارایه شده بر ضد پیشنهاد و یا نتیجه، جبهه بگیرد و سپس بر اثر تعهد روانی که نسبت به مخالفت اولیه در وی ایجاد ) ً :

************* ************** – ً ) ً